Jatkuva vuoropuhelu
Vuoden 2022 alusta voimaan tulleen uuden yhteistoimintalain mukaan vähintään 20 hengen työpaikoilla on käytävä säännöllistä vuoropuhelua työpaikan toiminnan ja työyhteisön kehittämiseksi. Vuoropuhelulla tarkoitetaan työnantajan ja henkilöstön välistä asioiden käsittelyä, jolla edistetään riittävää ja oikea-aikaista tiedonkulkua työnantajan ja henkilöstön välillä sekä henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia asioissa, jotka koskevat heidän työtään, työolojaan tai asemaansa.
Vuoropuhelua käydään työnantajan ja henkilöstön edustajan välisissä kokouksissa, joita on pääsääntöisesti pidettävä neljännesvuosittain. Kokouksissa henkilöstöä edustaa ensisijaisesti työehtosopimuksen perusteella valittu luottamusmies. Henkilöstöä voi asiasta riippuen edustaa myös työsopimuslain mukainen luottamusvaltuutettu, työsuojeluvaltuutettu tai yhteistoimintaedustaja.
Ellei henkilöstö ole valinnut itselleen edustajaa, työnantaja voi täyttää vuoropuheluvelvoitteensa järjestämällä koko henkilöstölle yhteisen tilaisuuden. Koko henkilöstölle suunnattuja vuoropuhelutilaisuuksia työnantajan on järjestettävä vain kerran vuodessa, eikä niissä luonteensa vuoksi voida käydä yhtä yksityiskohtaisia keskusteluja kuin työnantajan ja henkilöstön edustajan välisessä vuoropuhelussa. Mikäli työpaikalla ei ole valittuna luottamusmiestä tai muuta henkilöstön edustajaa, nyt olisi hyvä hetki hoitaa asia kuntoon, jotta vuoropuhelussa voidaan edistää myös henkilöstölle tärkeitä asioita.
Vuoropuhelussa voidaan käsitellä oikeastaan mitä tahansa osapuolten tärkeäksi kokemaa asiaa, sillä molemmat voivat tehdä aloitteen jonkin asian käsittelemiseksi vuoropuhelussa. Vuoropuhelussa yhteistoimintalain mukaan käsiteltäviä asioita ovat mm. työnantajan kehitysnäkymiä ja taloudellista tilannetta koskevat seikat, työpaikan käytännöt, henkilöstön osaamistarpeet ja osaamisen kehittäminen sekä työhyvinvointiin liittyvät asiat. Vuoropuhelun yhteydessä on laadittava myös työyhteisön kehittämissuunnitelma (entinen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma), jota tulee ylläpitää osana vuoropuhelua.
Toimivan vuoropuhelun mahdollistamiseksi työnantajan tulee antaa kirjallisesti henkilöstön edustajalle kaikki asiaan liittyvät tarpeelliset tiedot, jotka ovat kohtuudella annettavissa ja jotka työnantajalla on oikeus antaa. Tiedot on annettava viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun käymistä, jollei toisin ole sovittu. Henkilöstön edustajalla on myös pyynnöstä oikeus saada tarkentavia tietoja vuoropuhelun kannalta merkityksellistä seikasta.
Työnantajan on henkilöstön edustajan pyynnöstä huolehdittava, että vuoropuhelussa käsitellyistä asioista laaditaan pöytäkirja, josta käyvät ilmi ainakin kokouksen käymisen ajankohta, siihen osallistuneet henkilöt, vuoropuhelun pääasiallinen sisältö sekä asiassa mahdollisesti saavutettu lopputulos tai osapuolten eriävät näkemykset. Pyyntö vuoropuhelun kirjaamisesta on esitettävä viimeistään kokouksen alkaessa. Osapuolten on tarkastettava ja allekirjoitettava pöytäkirja, jollei toisin sovita.
Vuoropuhelun käymisen jälkeen työnantajan tulee tarpeellisessa laajuudessa tiedottaa henkilöstölle vuoropuhelussa käsitellyistä asioista sekä toimenpiteistä, joihin vuoropuhelun perusteella on todettu olevan aihetta. Työnantajan ja henkilöstön edustajan on pyrittävä sopimaan tiedottamisen periaatteista, kuten esimerkiksi käytettävistä tiedotuskanavista sekä suuntaviivoista sille, mistä asioista tiedotetaan.