Työnantajalle kuuluvien sähköpostien avaaminen

Työnantaja voi tietyin edellytyksin hakea esille ja avata työntekijän lähettämiä tai vastaanottamia sähköpostiviestejä.

Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien esille hakeminen tapahtuu aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Tällöin työnantajalla on oikeus tutkia viestin lähettäjää, vastaanottajaa ja viestin otsikkoa koskevia tietoja. Näiden tietojen avulla työnantajan on pääteltävä, onko työntekijälle lähetetty tämän poissa ollessa tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on toimintansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto.

Työntekijän sähköpostiviestien esille hakeminen edellyttää kuitenkin aina, että

  • työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville,
  • työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu,
  • työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään ja työnantajalle kuuluvia viestejä ei voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että yllä kuvattu huolehtimisvelvollisuus on täytetty ja
  • työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.

Jollei viestin esille hakeminen johda viestin avaamiseen, on siitä laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Viestin lähettäjätietoja, vastaanottajatietoja tai otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä viestin esille hakemisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Sähköpostiviestien avaaminen

Sähköpostiviestin saa avata, jos sähköpostiviestin lähettäjää, vastaanottajaa tai otsikkoa koskevan tiedon perusteella on ilmeistä, että työntekijälle lähetetty tai työntekijän lähettämä viesti on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, josta työnantajan on välttämätöntä saada tieto

  1. toimintansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi;
  2. asiakkaiden palvelemiseksi; tai
  3. toimintojensa turvaamiseksi.

Viestin avaa tällöin aina tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävä henkilö toisen henkilön läsnä ollessa.

Viestin avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee,

  1. mikä viesti on avattu
  2. miksi viesti on avattu
  3. avaamisen ajankohta,
  4. avaamisen suorittajat; ja
  5. kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.

Selvitys on toimitettava työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä.

 

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta lain vastaisesti hakee esille tai avaa työntekijälle lähetetyn tai työntekijän lähettämän viestin voidaan tuomita lain rikkomisesta sakkoon.

Aiheeseen liittyvää