Henkilötietojen kerääminen ja käsittely

Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään.

Työnantajat keräävät monissa tilanteissa työntekijöistään henkilötietoja. Kaikkien tietojen kerääminen ei kuitenkaan ole sallittua. Työnantaja saa nimittäin käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai johtuvat työtehtävien erityisluonteista. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän tai työnhakijan suostumuksella.

Henkilötietojen tarpeellisuus on arvioitava yksittäistapauksittain kulloistenkin työtehtävien ja työnantajan toimialan mukaan. Tarpeellisia tietoja ovat esimerkiksi työtehtävien suorittamiseen, työntekijän valintaan, työolosuhteisiin ja työ- tai virkaehtosopimusten noudattamiseen liittyvät tiedot.

Työhönotossa voidaan kerätä lähinnä hakijan pätevyyden ja sopivuuden arvioimiseksi tarvittavia tietoja, joihin voi kuulua myös hakijan terveydellistä sopivuutta koskevia tietoja. Ks. Lisää terveydentilatietojen käsittelystä täältä.

Mistä tietoja saa kerätä

Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi. Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.

Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa. Työnantajan on tiedotettava siitä, millaisia henkilötietoja se on rekisteröinyt työntekijöistään. Jokaisella työntekijällä on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa. Jos työntekijä havaitsee tiedoissaan virheitä, on ne korjattava työntekijän pyynnöstä. Työnantaja ei saa säilyttää tai käsitellä vääriä, epätäydellisiä, vanhentuneita tai muutoin tarpeettomia henkilötietoja. Työpaikalla kutakin tietoa saa käsitellä vain sellainen henkilö, joka tarvitsee sitä työssään.

Aiheeseen liittyvää